Werk je met Odoo en ben je benieuwd hoe de Werkkostenregeling (WKR) invloed heeft op de salarisadministratie van je bedrijf? De WKR biedt veel voordelen voor werkgevers, maar kan ook complex zijn. In deze blog leg ik uit hoe je de WKR binnen Odoo kunt toepassen en automatiseren, zodat je kosten kunt besparen en je medewerkers tevreden houdt.
Wat is de Werkkostenregeling (WKR) en hoe pas je deze toe in Odoo?
De Werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Deze vergoedingen kunnen ook betrekking hebben op zaken waarvan je medewerkers privé profiteren, zoals laptops, smartphones of zelfs sportabonnementen. Werk je met Odoo? Dan kun je de WKR gemakkelijk integreren in je administratie. In Odoo kun je bijvoorbeeld eenvoudig:
1. Het grootboekschema uitbreiden en de belangrijkste WKR categorieën apart boeken om zo de vrije ruimte in de gaten houden, zodat je binnen de WKR-grenzen blijft.
2. Eenvoudig een loonjournaalpost importeren en de WKR boekingen automatiseren.
3. Declaraties van medewerkers efficiënt monitoren en boeken via de Declaratiemodule van Odoo
Vrije Ruimte binnen de WKR en hoe je dit in Odoo kunt beheren
De belangrijkste categorie binnen de WKR is de vrije ruimte. Dit is een percentage van het totale fiscale loon van je medewerkers (in 2024: 1,92% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000). Hiermee kun je vergoedingen onbelast aanbieden. Voorbeelden hiervan zijn:
- Kantine en consumpties, voor zover niet gericht vrijgesteld.
- Vergoedingen voor bijvoorbeeld telefoonkosten.
- Personeelsfeesten.
- Geschenken aan personeel.
Het is belangrijk om de vrije ruimte goed bij te houden, zodat je niet per ongeluk over de grens gaat en alsnog belasting moet betalen. Of dat je er te laat achter komt dat je voldoende ruimte had om bijvoorbeeld medewerkers een netto bonus te geven aan het einde van het jaar.
Met de boekhoudmodule van Odoo kun je je salarisadministratie eenvoudig integreren en de vrije ruimte beheren. Op deze manier kan je eenvoudig zien wanneer je de limiet bijna hebt bereikt. Zo blijf je binnen de regels en voorkom je verrassingen tijdens de belastingaangifte.
Odoo en overige kosten binnen de WKR
Alles wat je aan je werknemer verstrekt, is in principe loon. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen in de vrije ruimte valt, zijn er ook andere WKR categorieën. De belangrijkste staan hieronder:
- Nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen - Deze vergoedingen zijn onbelast en tellen niet mee in de vrije ruimte. Denk bij nihilwaarderingen aan een vergoeding voor werkkleding die specifiek voor het werk is bedoeld en die je werknemer op de werkplek draagt.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen voor opleidingen, seminars, excursies of een thuiswerkvergoeding. Daarnaast gelden bij enkele gerichte vrijstellingen ook grensbedragen. Een bekend voorbeeld van dit laatste is een grensbedrag (in 2024: €0,23) aan reiskostenvergoeding per zakelijke kilometer.
- Intermediaire kosten - Dit betreft vergoedingen voor kosten die werknemers in jouw opdracht voorschieten. Deze kosten zijn geen loon en kunnen onbelast worden vergoed.
- Geen of vrijgesteld loon - Dit kan verwarrend zijn. De Belastingdienst spreekt van 'voordelen buiten de dienstbetrekking'. Dit zijn vergoedingen die niet onder de relatie werkgever-werknemer vallen, zoals een fruitmand voor een zieke werknemer of een rouwkrans voor de nabestaanden van een overleden werknemer. Om te zorgen dat deze attenties geen loon zijn, moet je aan drie voorwaarden voldoen: (1) de attentie is persoonlijk en in lijn met wat anderen zouden geven, (2) geen geld of waardebon en (3) de factuurwaarde is een (klein) bedrag.
- Noodzakelijkheidscriterium - Vergoedingen voor gereedschappen en apparatuur zijn gericht vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium: (1) de voorziening is noodzakelijk voor een goede vervulling van de dienstbetrekking, (2) jij betaalt de kosten en deze worden niet doorberekend aan de werknemer en (3) de werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde betalen als deze niet meer nodig is. Voorbeelden zijn mobiele telefoons, inclusief abonnement (mits noodzakelijk) en laptops en desktops.
In Odoo kun je al deze vergoedingen automatisch boeken vanuit de loonjournaalpost, zodat deze vergoedingen op de juiste manier worden geboekt en verwerkt. Daarnaast kun je met Odoo bepaalde kosten eenvoudig inboeken en automatisch vergoeden aan medewerkers via de Declaratiemodule van Odoo. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat alle kosten volgens de regels worden verwerkt.
Odoo en je Salarisadministratie: Waarom de WKR Automatiseren?
Het beheren van de salarisadministratie en het toepassen van de werkkostenregeling (WKR) is essentieel voor elk bedrijf. Door Odoo te gebruiken, kun je deze processen automatiseren en zorg je ervoor dat vergoedingen en kosten op de juiste manier worden geboekt. Dit resulteert in:
- Tevreden medewerkers door onbelaste vergoedingen.
- Minder administratieve lasten.
- Volledige compliance met de belastingregels, waardoor je verrassingen voorkomt.
Conclusie: Optimaliseer de Werkkostenregeling in Odoo
Door de Werkkostenregeling (WKR) volledig te integreren in de administratie van Odoo, profiteer je als werkgever van de voordelen van onbelaste vergoedingen. Je houdt grip op de vrije ruimte en zorgt ervoor dat vergoedingen automatisch en correct worden geboekt. Dit helpt je kosten te besparen en zorgt ervoor dat je medewerkers tevreden blijven met de voorzieningen die je aanbiedt.
Wil je meer weten over hoe je de WKR optimaal kunt benutten in Odoo?
Neem contact met ons op en ontdek de voordelen voor jouw bedrijf!
