Stop met cijfers exporteren. Begin met financiële rapportage.

De data zit in het ERP. Van boekingen naar een rapport waarop uw directie kan beslissen, blijft handwerk, blijft betwist, en wordt elke maand opnieuw gebouwd. Wij ontwerpen de rapportage — de definities, de structuur, het pakket — en omdat wij ook uw accountant zijn, kunnen wij het daarna elke maand opleveren.

U herkent er minstens drie

Geen ervan is nu al een rapportageprobleem. Alle worden er een.

  • Omzet, marge en EBITDA worden in elke spreadsheet anders berekend, en twee rapporten zeggen nooit hetzelfde.
  • De data zit in Odoo, en het managementpakket wordt nog met de hand samengesteld.
  • Eén betrouwbaar cijfer kost drie mensen en een middag.
  • Voorraad, debiteuren, crediteuren en bank houden stilletjes op te kloppen met wat de balans zegt.
  • De brutomarge beweegt en niemand kan zeggen welke correctie haar bewoog.
  • Het pakket komt laat genoeg binnen dat de maand die het beschrijft al voorbij is.

Wat een ongedefinieerd cijfer werkelijk kost

Niet de uren om het pakket te bouwen — dat is het zichtbare deel. De echte kost is dat een cijfer dat niemand kan verdedigen tóch verdedigd wordt, in een vergadering, door wie het gemaakt heeft. Beslissingen vallen dan op een getal waarvan de definitie sinds vorig kwartaal is verschoven, en niemand merkt het tot de jaarcontrole ernaar vraagt.

  • 1definitie van omzet, marge en EBITDA — opgeschreven, en overal dezelfde
  • Aangeslotende subadministraties teruggebracht naar het grootboek voordat er een cijfer uitgaat
  • Herhaalbaarhet pakket ontstaat op dezelfde manier, wie er ook met verlof is

Hoe wij het aanpakken

Drie stappen, en de eerste gaat helemaal niet over rapporten. Een rapport op data die niet aansluit is alleen een snellere manier om ernaast te zitten.

  1. 1Data en definitiesWij toetsen wat er vandaag in Odoo werkelijk betrouwbaar is, en leggen schriftelijk vast wat omzet, marge en EBITDA hier betekenen. Retouren, voorraadmutaties, inkoopprijsverschillen en de overige correcties op de kostprijs van de omzet krijgen een regel voordat ze een regel in het rapport krijgen.
  2. 2Wij ontwerpen het pakketDe management-resultatenrekening, de kengetallen en het kasoverzicht die uw bedrijf werkelijk nodig heeft — geen sjabloon. Geleverd in Odoo of in Excel, naargelang wat uw team maandelijks echt gebruikt.
  3. 3Wij maken het, of u maakt hetTerugkerende rapportage en de aansluitingen eronder, maand na maand. Of wij dragen het over met de documentatie en leiden uw team op. Beide zijn echte antwoorden; wij doen niet alsof het tweede voor ons het mindere is.

Wat er in het pakket zit

Samengesteld uit waarop u stuurt, niet uit alles wat Odoo kan afdrukken.

  • Management-resultatenrekeningEén samenhangend rapport dat de directie elke maand op dezelfde manier leest, met de brug terug naar de statutaire jaarrekening.
  • EBITDA en brutomargeEBITDA is makkelijk te rekenen. Een juiste EBITDA — met een geschreven definitie erachter — is dat minder, en daarover gaat de discussie.
  • Voorraad en kostprijs van de omzetCorrecties op de kostprijs van de omzet gedefinieerd voordat ze in een rapport landen, zodat de marge ophoudt te bewegen om redenen die niemand kan benoemen.
  • Budget versus realisatieEen terugkerend beeld van hoe het bedrijf tegen het plan loopt, met verklaarde in plaats van opgesomde afwijkingen.
  • Kas en working capitalWaar het geld werkelijk zit en wat het vastlegt — het deel dat een resultatenrekening nooit toont.
  • Zicht per entiteit en vestigingPer entiteit en geconsolideerd, vanuit één structuur in plaats van vijf spreadsheets.
  • KPI-dashboardsDe handvol maatstaven die de directie werkelijk bekijkt, actueel gehouden en herleidbaar tot het grootboek.
  • Aansluiting subadministraties op grootboekVoorraad, debiteuren, crediteuren en bank teruggebracht naar het grootboek voordat er iets de deur uitgaat. Dat is wat de rest verdedigbaar maakt.

Als u voor één bepaald ding gekomen bent

Het detail achter de praktijk, zodat u kunt nagaan of uw geval erin zit.

  • Analytische assen en analytische rekeningen
  • Boekingsregels
  • Kosten per activiteit, project, afdeling of verantwoordelijkheidsgebied
  • Budgetten
  • Afwijkingsanalyse
  • Financiële en operationele kengetallen
  • Ontwerp van dashboards
  • Structurering van de data achter het rapport
  • Rapporten passend bij elk managementniveau

Wanneer dit niet het antwoord is

Rapportage staat op andere dingen. Als die stuk zijn, repareert het rapport ze niet.

  • Uw inkomende stromen komen vervormd binnen — platformen, betaaldienstverleners, loonadministratie. Dat is Data & integraties, en dat moet eerst.
  • U wilt dat er een dashboardtool gekozen en geïnstalleerd wordt. Wij ontwerpen wat er in het rapport hoort en waar de cijfers vandaan komen; wij zijn geen BI-leverancier.
  • Uw afsluiting duurt vijftien dagen. Een sneller rapport op een late afsluiting is nog steeds laat — begin bij het proces.

De vragen die vóór het eerste gesprek komen

Allebei kan, en de meeste klanten komen bij allebei uit. Wij ontwerpen de rapportage één keer en maken haar daarna maandelijks, als u dat wilt. Omdat wij ook uw accountant zijn, hoeft daarvoor niets te verhuizen — wij zitten al in het grootboek waaruit ze komt.

In wat uw team maandelijks werkelijk gebruikt. Odoo houdt het rapport aan de levende data; Excel is makkelijker rond te sturen en van commentaar te voorzien. Wij hebben geen voorkeur en zeggen dat ook — het formaat dat gelezen wordt wint van het technisch betere.

Omdat de discussie in de vergadering bijna nooit over de opmaak gaat. Ze gaat over de vraag of dat margecijfer retouren bevat, en of dat van vorig kwartaal ze bevatte. De definities schriftelijk vastleggen is wat voorkomt dat het rapport elke maand opnieuw ter discussie staat.

Ja, en wij zeggen u welke cijfers veilig te rapporteren zijn en welke niet, in plaats van ze allemaal gelijk te behandelen. Als de onderliggende stromen het echte probleem zijn, is het eerlijke antwoord die eerst te herstellen — dat is een andere opdracht, en wij zeggen het.

Nee. Rapportage ontwerpen vraagt niet dat u uw boekhouding verhuist. Het vraagt wel dat wij naast wie uw boeken voert werken, en wij hebben diens medewerking nodig bij de aansluitingen.

Vaak eerst nodig

Breng ons het pakket van vorige maand

Twintig minuten over het rapport dat u werkelijk naar de directie stuurt, volstaat om te zeggen of het aan de definities ligt, aan de data eronder, of alleen aan de vorm.

Boek de gratis doorlichting