Er is een moment waarop een controller de abonnementsfactuur van Exact Online openslaat en de regels bij elkaar optelt. Het basisabonnement valt mee. De extra gebruikers eronder, de tweede administratie, de salarisverwerking — dat is een ander bedrag dan wat drie jaar geleden op de offerte stond.
Dat moment is zelden het moment van de beslissing. Die valt later: als blijkt dat consolidatie over twee bv's een zwaarder abonnement vraagt, of dat elke nieuwe collega een vaste maandpost is. Deze gids is geschreven voor de financieel verantwoordelijke die dat punt al voorbij is en wil weten wat een migratie van Exact Online naar Odoo praktisch betekent: wat er meeverhuist, wat achterblijft, welk moment u kiest, en wat u gecontroleerd moet hebben vóór u omschakelt. doo.FINANCE begeleidt zulke trajecten als Odoo Gold Partner én als accountantskantoor — bij een migratie is dat de combinatie die telt.
Wat een overstap van Exact Online naar Odoo kost
Beide leveranciers publiceren hun tarieven, dus de rekensom is te maken. Onderstaande bedragen zijn afgelezen van de officiële prijspagina's op 15 augustus 2026.
Exact Online — boekhouden (exact.com):
| Abonnement | Per maand | Gebruikers inbegrepen | Administraties |
|---|---|---|---|
| Essentials | € 49 | 1 (niet uitbreidbaar) | 1 (niet uitbreidbaar) |
| Plus | € 99 | 2 | 2 |
| Professional | € 159 | 2 | 2 |
| Premium | vanaf € 299 | 2 | 2 |
Daarbovenop: een extra gebruiker kost € 23 per maand op Essentials, Plus en Professional en € 49 per maand op Premium. Een extra administratie kost € 20 (Plus), € 21 (Professional) of € 38 (Premium). Salarisverwerking wordt apart verkocht, vanaf € 92,50 per maand, met 25 loonstroken inbegrepen en € 3,50 per extra strook.
Odoo (odoo.com):
| Abonnement | Per gebruiker per maand | Inbegrepen |
|---|---|---|
| Één App Gratis | € 0 | één app, onbeperkt gebruikers |
| Standaard | € 19,90 (jaarlijks) · € 24,90 (maandelijks) | alle apps |
| Gepersonaliseerd | € 29,90 (jaarlijks) · € 37,40 (maandelijks) | alle apps + Studio, Meerdere Bedrijven, Externe API |
Odoo vermeldt bij beide betaalde plannen dat onbeperkte ondersteuning, hosting en onderhoud in de prijs zitten.
De rekensom voor een mkb-bedrijf met tien gebruikers
Neem een handels- of logistiekbedrijf met tien mensen die in het systeem werken, één administratie, geen salarisverwerking in het pakket.
- Exact Online Professional: € 159 + 8 extra gebruikers à € 23 = € 343 per maand, oftewel € 4.116 per jaar.
- Odoo Standaard: 10 × € 19,90 = € 199 per maand, oftewel € 2.388 per jaar.
Het verschil is ongeveer € 1.700 per jaar, en het loopt op met elke gebruiker die u toevoegt: € 23 tegenover € 19,90. Zet u ook de salarisverwerking bij Exact af, dan komt daar minimaal € 1.110 per jaar bij; bij Odoo zit de Nederlandse salarismodule (l10n_nl_hr_payroll) binnen hetzelfde abonnement.
Twee eerlijkheidshalve noodzakelijke kanttekeningen. Ten eerste: dit is onze eigen berekening op basis van gepubliceerde lijstprijzen, geen offerte van een van beide leveranciers — uw contract kan afwijken. Ten tweede: implementatie, datamigratie en begeleiding zitten er bij geen van beide in. Een overstap kost eenmalig geld. De vergelijking hierboven gaat over wat u daarna elke maand betaalt.
Wat Exact Online wél goed doet
Exact is niet zonder reden marktleider in Nederland. Het pakket is diep verankerd in de Nederlandse keten: accountantskantoren kennen het, de bankkoppelingen werken, de aansluiting op de jaarrekening- en SBR-keten is beproefd, en de auditfile-export doet precies wat hij moet doen — daar maakt deze gids straks dankbaar gebruik van. Wie één administratie voert met twee gebruikers en verder niets nodig heeft, zit er prima.
Het bezwaar is niet de kwaliteit maar het prijsmodel: het schaalt per gebruiker én per module. Groeit u, dan groeit de rekening op twee assen tegelijk. Dat is precies het punt waarop bedrijven ons bellen.
Wat u wél overzet uit Exact Online
De auditfile is uw vertrekpunt
Exact Online exporteert een auditfile in xml-formaat (XAF) via Administratienaam > Import/Export > Export > Audit file. Dat bestand bevat uw financiële transacties in het standaardformaat dat de Belastingdienst samen met de SRA en softwareleveranciers heeft ontwikkeld. Voor de salarisadministratie bestaat een aparte export (XAS).
Twee waarschuwingen die Exact zelf geeft en die u serieus moet nemen:
- Verwerk eerst al uw boekingen. Exact stelt uitdrukkelijk dat onverwerkte boekingen niet in de auditfile worden meegenomen. Exporteert u met openstaande, onverwerkte posten, dan mist uw bestand data — en dat merkt u pas als de beginbalans niet sluit.
- Exporteer vóór u opzegt. Auditfiles kunnen niet terug in Exact Online worden geïmporteerd; het verkeer gaat één kant op. Haal uw data eruit zolang de administratie nog open staat, en bewaar het bestand op een plek die losstaat van beide pakketten.
Grootboekschema en beginbalans
Odoo installeert bij de Nederlandse fiscale localisatie (l10n_nl) automatisch een Nederlands grootboekschema, de btw-tarieven, de fiscale posities en de Nederlandse financiële rapportages. De module l10n_nl_reports voegt de Nederlandse belasting- en winst-en-verliesrapportage toe.
De verleiding is groot om uw Exact-schema één op één te kopiëren. Doe dat niet. Een migratie is het natuurlijke moment om rekeningen die al jaren op nul staan te laten vallen en om uw schema te laten aansluiten op het RGS-niveau waarop uw accountant rapporteert. Werk met een mappingtabel: Exact-rekening links, Odoo-rekening rechts, één regel per rekening, ondertekend door uw accountant vóór de import.
De beginbalans komt daarna als één journaalpost binnen: alle saldi per de openingsdatum, debet gelijk aan credit. Niet de historie, alleen de stand.
Debiteuren, crediteuren en vaste activa
Odoo importeert data in .xlsx of .csv op vrijwel elk object — relaties, artikelen, bankafschriften, journaalposten en orders. Drie technische punten die het verschil maken tussen een soepele en een pijnlijke import:
- Gebruik het Exact-relatienummer als External ID. Odoo laat toe om de unieke identificatie uit uw vorige software als External ID mee te importeren. Daarmee blijven onderlinge verbanden intact én kunt u hetzelfde bestand corrigeren en opnieuw importeren zonder dubbele records te maken. Zonder External ID krijgt u bij de tweede poging een tweede klantenbestand.
- Zet openstaande posten per factuur over, niet als totaalsaldo. Eén regel per openstaande factuur, met factuurnummer, datum en vervaldatum. Zet u alleen het saldo over, dan kan uw team niet meer afletteren en verliest u de ouderdomsanalyse.
- Neem vaste activa mee met hun historie: aanschafwaarde, datum ingebruikname, afschrijvingsmethode, looptijd en het reeds afgeschreven bedrag. Alleen de boekwaarde overzetten geeft een kloppende balans en een onjuiste afschrijvingsstaat.
Let daarbij op de vormvereisten van de import: Odoo verwacht datums in ISO 8601 (JJJJ-MM-DD) en herkent bedragen met valutatekens en scheidingstekens, maar niet elke combinatie. Test het formaat vóór de echte run.
Wat u níet overzet — en waarom dat geen probleem is
De meest gestelde vraag bij een migratie is: moet mijn hele historie mee? Nee. En het is verstandig van niet.
De Belastingdienst schrijft voor dat u uw administratie 7 jaar bewaart; voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. De basisgegevens — debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek — moeten altijd 7 jaar bewaard blijven. Maar de bewaarplicht zegt dat u de gegevens moet kunnen overleggen, niet dat ze in uw actuele boekhoudpakket moeten leven. Een goed opgeborgen XAF-bestand, aangevuld met het pdf-archief van facturen en bankafschriften, voldoet.
Praktisch betekent dat: laat afgesloten boekjaren in het archief. Neem hoogstens de vergelijkende cijfers van het vorige jaar mee, zodat uw rapportages een referentie hebben.
Wat verder achterblijft, en wat u dus opnieuw moet inrichten:
- Factuur- en documentlay-outs — Odoo werkt met een eigen sjablonensysteem.
- Gebruikersrechten en autorisatieschema's — het rechtenmodel is fundamenteel anders opgebouwd.
- Koppelingen met webshop, bank, PSP of WMS — die worden opnieuw gelegd, niet verhuisd.
- Goedkeuringsstromen en interne workflows — vaak een verbetering, want ze zijn in de loop der jaren organisch gegroeid.
Reken die herinrichting bewust in uw projectbegroting. Wie hem vergeet, herkent zich in de valkuilen die we beschreven in ons artikel over de valkuil van Odoo-implementaties.
Het juiste moment: de opening van uw boekjaar
Er is één migratiemoment dat aantoonbaar minder werk kost dan alle andere: de eerste dag van een nieuw boekjaar.
De reden is eenvoudig. Migreert u per 1 januari, dan hoeft u alleen een beginbalans en de openstaande posten over te zetten. Migreert u per 1 juli, dan komt daar een half jaar aan boekingen, btw-aangiftes en afschrijvingen bij die in twee systemen moeten kloppen — en die bij de jaarrekening in twee systemen verantwoord moeten worden.
Een werkbaar draaiboek voor een migratie per 1 januari:
| Periode | Wat u doet |
|---|---|
| September – oktober | Mapping grootboekschema, inrichting Odoo, testimport op een kopie |
| November | Proefdraaien: reële facturen en bankafschriften parallel in beide systemen |
| December | Definitieve inrichting bevriezen, gebruikers trainen, openstaande posten opschonen |
| 1 januari | Omschakelen; alle nieuwe boekingen in Odoo |
| Januari – maart | Exact alleen-lezen aanhouden tot de laatste btw-aangifte en de jaarrekening rond zijn |
Houd bij dat laatste rekening met de aangiftetermijnen: de btw-aangifte over het vierde kwartaal moet uiterlijk 31 januari 2027 binnen zijn, die over het eerste kwartaal uiterlijk 30 april. Zeg uw Exact-abonnement dus niet op de dag van de omschakeling op — dat is de klassieke fout, en hij kost meer dan twee maanden abonnement.
Kunt u niet wachten tot de jaarwisseling? Kies dan de start van een kwartaal, zodat de btw-aangifte in één systeem valt.
De checklist vóór u de knop omzet
Loop deze punten af en teken ze af. Een importfout in Odoo is niet terug te draaien — de documentatie is daar expliciet over — dus alles wat u hier vangt, vangt u op het goedkoopste moment.
- Alle boekingen in Exact Online zijn verwerkt en de XAF- en XAS-bestanden zijn geëxporteerd en veilig opgeslagen.
- De mappingtabel grootboekschema is compleet en door uw accountant geaccordeerd.
- De beginbalans sluit op de cent: debet gelijk aan credit.
- Openstaande debiteuren en crediteuren staan per factuur klaar en het totaal komt overeen met de balansrekening.
- Btw-tarieven en fiscale posities zijn getest op een proeffactuur binnen de EU, buiten de EU en met verlegde btw.
- De bankkoppeling staat en de afletterregels zijn op echte afschriften getest.
- Vaste activa staan klaar inclusief reeds afgeschreven bedragen.
- Voor SBR-aangifte via Digipoort is het PKIoverheid-certificaat aangevraagd — begin daar op tijd mee, de aanvraag heeft doorlooptijd.
- De volledige import is één keer op een testkopie gedraaid en gecontroleerd.
- Datums staan in ISO 8601-formaat en de scheidingstekens in de bedragkolommen zijn geverifieerd.
Een migratie die op deze tien punten groen staat, is meestal een rustig weekend. Een migratie die er drie overslaat, is een kwartaal.
Hoe doo.FINANCE u begeleidt bij de overstap
De meeste Odoo-partners in Nederland zijn implementatiepartijen: zij weten hoe u het systeem uitrolt. doo.FINANCE is Odoo Gold Partner en accountantskantoor. Dat betekent dat wij de mappingtabel niet alleen technisch invullen maar ook boekhoudkundig kunnen verantwoorden, dat wij weten hoe uw beginbalans er bij de jaarrekening uit moet zien, en dat wij de eerste btw-aangifte in Odoo met u meelopen in plaats van u erop te wijzen.
Wilt u weten of een overstap in uw situatie de moeite waard is? Wij maken de rekensom met úw aantallen — gebruikers, administraties, modules — naast de inrichtingskosten. Bekijk onze migratiebegeleiding naar Odoo of ontdek wat onze Odoo-accountancydiensten voor uw administratie kunnen betekenen.
Plan een vrijblijvend migratiegesprek →Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een migratie van Exact Online naar Odoo?
Voor een mkb-bedrijf met één administratie en een standaardinrichting rekent u op zes tot tien weken tussen de start van de inrichting en de omschakeling, waarvan het grootste deel opgaat aan mapping, testen en trainen — niet aan de import zelf. Bedrijven met meerdere bv's, voorraadwaardering of een webshopkoppeling zitten eerder op drie tot vier maanden. Plan de omschakeling altijd op de opening van een boekjaar.
Moet ik mijn volledige boekhoudhistorie meenemen naar Odoo?
Nee. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar (tien jaar voor onroerende zaken) verplicht u de gegevens te bewaren en te kunnen overleggen, niet om ze in uw actuele pakket te houden. Een veilig opgeslagen XAF-bestand met het bijbehorende factuurarchief voldoet. Neem in Odoo alleen de beginbalans, de openstaande posten en eventueel de vergelijkende cijfers van het vorige boekjaar op.
Kan Odoo de btw-aangifte rechtstreeks naar de Belastingdienst sturen?
Ja. De Nederlandse localisatie bevat een SBR-integratie waarmee u het belastingrapport als XBRL-bestand rechtstreeks naar de Belastingdienst verstuurt via Digipoort. Daarvoor is een geldig PKIoverheid-certificaat nodig dat u in Odoo als Digipoort-certificaat vastlegt. Odoo exporteert daarnaast een XAF-auditfile vanuit het grootboekrapport, wat uw accountant bij de controle direct kan gebruiken.
Is Odoo goedkoper dan Exact Online voor een klein bedrijf?
Niet altijd. Bij één of twee gebruikers zonder extra modules ligt Exact Essentials op € 49 per maand en Odoo Standaard voor twee gebruikers op € 39,80 — het verschil is dan marginaal. Het voordeel ontstaat bij groei: elke extra gebruiker kost bij Exact € 23 per maand tegenover € 19,90 bij Odoo, en modules als voorraad, projecten en salaris zitten bij Odoo binnen hetzelfde abonnement. Reken het door met uw eigen aantallen voor u conclusies trekt.
Wat gebeurt er met mijn koppelingen met bank, webshop en PSP?
Die verhuizen niet mee; ze worden opnieuw gelegd. Odoo heeft eigen bankkoppelingen en een uitgebreide app-catalogus, maar reken de herinrichting van elke koppeling als een aparte projecttaak — inclusief een testperiode waarin oude en nieuwe koppeling naast elkaar draaien. Onderschat dit onderdeel niet: het is bij migraties de meest voorkomende bron van uitloop.